Главная / Фрукты и ягоды

1с учет путевых листов и гсм. Учет ГСМ в «1С

С помощью путевых листов происходит учёт затрат бензина и других горюче-смазочных материалов. В типовых конфигурациях 1С, таких, как 1С 8.3 Бухгалтерия, отсутствуют встроенные печатные формы путевых листов, однако возможно реализовать учет затрат на ГСМ несколькими способами.

Сперва рассмотрим общий порядок учёта ГСМ в компаниях и поэтапно проследим за всеми процессами.

Первым делом, водителями или механиками отражаются сведения о транспортном средстве, маршруте и расходе бензина: фактическом и нормативном. Нормы расхода определяются бухгалтером на основании норм Минтранса.

После этого задача бухгалтера – грамотно учесть приход ГСМ. Рассмотрим, как учитывать ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия.

1. Авансовые отчёты для учёта ГСМ

Первой операцией является выдача ДС в подотчёт. Сделаем это в разделе «Кассовые документы» раздела «Банк и касса».

Выбираем пункт «Выдача».

Заполняем документ следующим образом:

После этого можно перейти к оформлению авансового отчёта. Для этого переходим в раздел «Банк и касса» - «Авансовые отчёты». Нажимаем «Создать».

Заполняем шапку документа и его первую вкладку «Авансы», внеся туда созданный ранее РКО:

Заполняем вкладку «Товары» информацией о купленных ГСМ, указывая 10.03 счёт учета:

После проведения документа получаем следующие проводки:

Для списания бензина используется документ «Требования-накладная», расположенный в разделе «Склад»:

Нажмём Создать и заполним документ:

После проведения документ формирует следующие проводки:

2. Талоны для учёта ГСМ

В случае использования талонов на ГСМ их приобретение отражается документом «Поступление денежных документов» из раздела «Банк и касса». Заполняем документ:

Для заполнения таблицы денежных документов создадим талон ГСМ:

Формируются проводки:

Для дальнейшего учёта ГСМ можно использовать те же документы, что были описаны выше: «Авансовый отчет» и «Требования-накладная».

3. Учёт ГСМ через Поступление товаров

Существует способ учесть ГСМ через документ Поступление товаров. Для этого перейдём в раздел «Покупки» - «Поступления» и создадим Поступление товаров (накладная). Заполним документ следующим образом:

Документ формирует следующие проводки:

Списание ГСМ можно оформить через требование-накладную, пример которого был рассмотрен выше.

В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия нет функционала для работы с путевыми листами. Для реализации данной возможности следует подумать о доработке 1С 8.3 Бухгалтерия.

Доработка программы 1С Бухгалтерия 8.3 для учёта путевых листов

Для работы с путевыми листами и их печатью в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо провести доработку программы, либо встраивание внешней обработки, жёстко не связанной с конфигурацией и не мешающей проводить типовые обновления.

Необходимость в этом может возникать у всех ИП и организаций, так или иначе связанных с перевозками, оказывающими транспортные услуги и имеющими ТС, которые необходимо учитывать. Непосредственными пользователями этого функционала могут быть бухгалтеры, сотрудники транспортного отдела, менеджеры и пр.

Мы предлагаем Вам воспользоваться нашими услугами для внедрения функционала учёта ГСМ и оформления путевых листов для программ 1С, в том числе 1С 8.3 Бухгалтерия. Проконсультироваться по объёмам и глубине работ Вы можете с нашими менеджерами. Просто оставьте заявку, и мы Вам перезвоним.

Заключение

В рамках статьи мы рассмотрели возможности 1С 8.3 Бухгалтерия по работе с ГСМ и её возможностях по учёту путевых листов. Как видно, в типовой редакции нет возможности учитывать путевые листы и выводить их через печатные формы. Однако, это возможно сделать с помощью внешней обработки или же доработки самой программы.

Остались вопросы? Ответим на все вопросы по путевым листам в 1С Бухгалтерия и учёту ГСМ в рамках бесплатной консультации!

Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :

По авансовым отчетам
По талонам
По топливным картам

Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.

Схема учета выглядит следующим образом:

Выдача наличных денег подотчетнику
Оформление авансового отчета
Возврат наличных в кассу
Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».

Списание ГСМ по топливным картам

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

Оприходование топливной карты
Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).

Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет

Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:

Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа нажимаем кнопку Выдача:

Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:

Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:

После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.

Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:

Шаг 2. Оприходование топлива

После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:

Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:

На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:

При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.

Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.

При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:

Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 3. Списание бензина по путевым листам

Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ , который расположен на вкладке Производство:

В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):

На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:

Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.

Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам

Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику

В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ . Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:

И создать новый документ нажатием кнопки Списание:

При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:

Шаг 2. Поступление топливной карты

Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:

Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:

Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:

При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:

Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:

Шаг 3. Принятие к учету ГСМ

В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:

Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:

Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам

На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.

При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:

При проведении формируется проводка:

Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе

Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:

Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:

Если у вашей организации есть автотранспорт, то вы обязаны оформлять путевые листы. Предприятия, занимающиеся перевозками людей и грузов, используют единые бланки, утвержденные Госкомстатом. Прочие организации могут разработать собственную форму. Как оформить путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия читайте в этой статье.

Путевой лист, или путевка - это первичный документ, в котором фиксируют все данные по использованию автомобиля, а именно:

Кто является собственником транспорта;
Тип, модель, регистрационный номер автомобиля;
Показатели счетчика пробега при выезде и прибытии в гараж;
Дату и время выезда и заезда;
ФИО ответственного за отправку машины (в транспортных организациях это, как правило, диспетчер);
ФИО водителя;
Дату и время медосмотра за подписью медработника (в крупных транспортных компаниях есть такая должность);
Записи о техосмотре транспорта за подписью механика (если в парке больше 100 автомобилей).

Если вы используйте не стандартный бланк путевки, а собственный, то все эти реквизиты там должны быть.

В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет документа «Путевой лист» и функционала по его учету, но существует множество дополнительных программ для 1С по учету путевых листов. Они встраиваются в типовые конфигурации 1С и помогают заполнять путевые листы и контролировать расход топлива и эффективность использования транспорта. Далее читайте, какие программы сегодня представлены на рынке для учета путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Скачать программу "Путевые листы"

Бланки путевых листов и образец заполнения формы 3

Для разных видов транспорта разработаны разные формы путевых листов.

Для легковых автомобилей разработана форма 3. Ее можно ;
Для грузового автотранспорта используют три вида форм:
- Форма 4-П . Ее применяют при учете работы грузового транспорта по повременному тарифу, на основе этой формы начисляют зарплату водителям. Скачайте здесь бланк формы П4 ;
- Форма 4-С . Ее используют при сдельной оплате труда водителю. Скачайте здесь бланк формы 4-С ;
- Форма 4-М . Ее применяют при транспортировке грузов за территорию России. Скачайте здесь бланк формы 4-М .
Для пассажирского транспорта используют два основных вида форм:
- Форма 6 спец . Ее используют для автобусов необщего пользования при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 спец ;
- Форма 6 . Ее используют для общественного транспорта (автобусов) при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 .

Также существуют формы путевых листов для строительной техники и спецтранспорта.

С обработкой заполнения путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0" Вы сможете:

Сократить время на составлении путевых листов
Рассчитывать расстояние по адресам
Загружать и заполнять маршруты из Excel файлов
Сравнивать плановые и фактические данные пробега
Рассчитывать расход топлива по заданной норме
Автоматически определять перерасход или экономию топлива
Хранить путевые листы непосредственно в "1С:Бухгалтерия 3.0"

Если у Вас грузовой транспорт, то Вам необходимо заполнение путевого листа грузового автомобиля

Как работает заполнение путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0":

Устанавливаем дополнительную внешнюю обработку.

В документе требование-накладная заполняем путевой лист. Проводить документ не обязательно - можно только сохранить.

Выводим заполненный путевой лист на экран и на печать.

Заполненный путевой лист со всеми данными теперь хранится в документе "Требование-накладная" базы "1С:Бухгалтерия 3.0".

Демонстрация работы с путевыми листами в 1С:Бухгалтерия

Посмотрите как работает заполнение путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0". Для этого перейдите по ссылке http://5.101.63.154:8090/AccDemo и у Вас загрузится веб клиент "1С:Бухгалтерия 3.0". В списке пользователей выберите "Демо" и входите в базу.

Далее зайдите в раздел "Производство"->"Требование-накладная" , откройте любой документ в списке и в меню "Печать" выбираете пункт "Путевой лист легкового автомобиля" или "Путевой лист грузового автомобиля" . Заполняете поля и выполняете печать путевого листа

Вы можете загрузить маршруты из Excel для быстрого заполнения путевых листов. Для Вашего удобства мы добавили примеры трех форматов исходных Excel файлов для загрузки в путевые листы.

Посмотреть примеры информации для загрузки путевых листов Вы можете в форме программы, нажав меню "Примеры файлов" .

Стоимость установки путевых листов в "1С:Бухгалтерия 3.0"

Возможности
Печать всего путевого листа	+
Ввод маршрутов и адресов	+
Ввод реквизитов первой страницы путевого листа	+
Расчет остатков топлива	+
Расчет показаний спидометра на конец дня	+
Ввод документов "Авансовый отчет" для отражения заправки топлива и учета в расчете остатков на конец дня	+
Печать из документа "Требование-накладная"	+
Расчет расстояния по картографическим сервисам	+
Сохраняет выбранные при печати параметры	+
Расчет зарплаты по ставке за час	+
Расчет зарплаты по ставке за км	+
Стоимость руб. в т.ч. НДС	10 284

Поддержка по работе с обработкой заполнения путевых листов - 1 месяц.