Контакты
Главная / Витамины

Обмен электронными документами между информационными системами по стандартам CommerceML. Обеспечение юридической значимости обмена

Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО)

Глава 1. Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Екатерина Михеева
Карина Кассис
17 мая 2017 г. 14:43

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами и что нужно для начала обмена.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет. При этом именно последние ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена

Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Каким образом будет выстраиваться взаимодействие, обе стороны решают самостоятельно. Выделяются два основных варианта:

● Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописываются порядок и условия проведения процедуры. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, в других случаях это необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все файлы разрешается отправлять напрямую контрагенту.

● Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети операторов, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Представители ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного взаимодействия с любыми электронными документами, и, самое главное, для работы со счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую? Первое и самое важное - при обмене напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 года №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» обмен электронными счетами-фактурами должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs .

Три простых шага к ЭДО

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ - наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в соответствующем сервисе, вам нужно:

● подключиться к оператору;

● приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ) либо облачную электронную подпись (при ее покупке СКЗИ не нужно), за подробностями ее использования обращайтесь к вашему оператору;

● подключить контрагентов с помощью оператора или своими силами.

Большинство организационных вопросов специалисты ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям - их основная задача.

Подключение к оператору

В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Чтобы подключиться к сервису, необходимо зарегистрироваться по логину и паролю или по сертификату электронной подписи. Непосредственно для начала работы клиенту требуется принять правила, подписать лицензионный договор (публичную оферту), выбрать тариф и оплатить счет.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить соответствующие документы можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто таковыми являются сами операторы ЭДО СФ. Другой вариант - они предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» сертификат ЭП, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах. Также в соответствии с Приказом №174н от 10 ноября 2015 г. счет-фактура в электронной форме, переданный по телекоммуникационным каналам связи, «считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника».

Карина Кассис, аналитик Synerdocs .

Электронная подпись представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ №63 «Об электронной подписи» документ с простой или усиленной неквалифицированной ЭП признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной и печати на бумаге. Именно при ее наличии ФНС признает юридическую силу документа.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемые данные. Она необходима в сервисах обмена для создания и проверки ЭП. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью операторов. Также у некоторых из них присутствует возможность работы с облачной электронной подписью. Например, абоненты Synerdocs могут заказать ее и активно использовать для подписания документов в сервисе.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент, - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов развивают и активно используют технологию роуминга . Также вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на такой метод - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Второй вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких компаний. Вы сами можете подключиться к ряду операторов либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую значимость документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора, достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и, если необходимо, средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов. В-четвертых, для того чтобы начать обмен через него, достаточно зарегистрироваться в сервисе по сертификату электронной подписи, выбрать и оплатить подходящий тариф. Также вы можете зарегистрироваться по логину и паролю, данный вариант регистрации бесплатный, не требует наличия сертификата и позволяет оценить ключевые возможности веб-клиента Synerdocs. Но подписывать и отправлять документы возможно только в первом случае.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтеру об электронной подписи» вы узнаете, в каких случаях еще можно использовать ЭП. Также мы расскажем о том, как отличить три вида подписи друг от друга. Подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически значимым. И узнаем, что делать, чтобы сохранить его силу.

Информационного обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи (далее - Система) - совокупность программных и аппаратных средств, обеспечивающих представление налоговой и бухгалтерской отчетности и информационных услуг в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, принадлежащая Участникам Системы, а также совокупность нормативных и организационно-методических документов, регламентирующих взаимоотношения Участников Системы..."

Источник:

Приказ ФНС РФ от 12.12.2006 N САЭ-3-13/848@ "О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (вместе с "Временным регламентом обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности")


Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .

Смотреть что такое "Система информационного обмена электронными документами" в других словарях:

    Электронные деньги - (Electronic money) Электронные деньги это денежные обязательства эмитента в электронном виде Все, что нужно знать об электронных деньгах история и развитие электронных денег, перевод, обмен и вывод электронных денег в различных платежных системах … Энциклопедия инвестора

    ГОСТ Р 53394-2009: Интегрированная логистическая поддержка. Основные термины и определения - Терминология ГОСТ Р 53394 2009: Интегрированная логистическая поддержка. Основные термины и определения оригинал документа: Interactive Electronic Technical Publication 3.3.12 Определения термина из разных документов: Interactive Electronic… …

    Электронное таможенное декларирование - Электронное (таможенное) декларирование – передача, прием и обработка таможенных деклараций на товары, созданных в электронной форме. Предполагает эффективное взаимодействия таможенных органов и участников внешнеэкономической деятельности (ВЭД)… … Википедия

    Международные рейтинговые агентства - (International rating agencies) Рейтинговые агентства это организация, занимающаяся оценкой платёжеспособности субъектов финансового рынка Международные рейтинговые агентства: кредитный рейтинг стран, Fitch Ratings, Moody s, S&P, Morningstar,… … Энциклопедия инвестора

    Цифровая подпись

    ЭЦП - Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа… … Википедия

    Электронная подпись - Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа… … Википедия - Терминология РМ 4 239 91: Системы автоматизации. Словарь справочник по терминам. Пособие к СНиП 3.05.07 85: 4.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ 1. Внедрение автоматических средств для реализации процессов СТИСО 2382/1 Определения термина из разных документов:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Электронный документ - представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.

Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью . При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронное издание - электронный документ или группа электронных документов, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, а также имеющий выходные сведения.

3. Система электронного документооборота

Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления .

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.

С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство или система документооборота , распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.

При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.

Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.

Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.

Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

Средства электронного документооборота - программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Основные принципы электронного документооборота:

    Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

    Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

    Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

    Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

    Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

    Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.

Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись - это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

    многопользовательские СУБД;

    средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

    локальные сети;

    средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

    средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

    средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе , выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

    надежность доставки (исключение возможности потери документов);

    повышенные вероятностно-временные характеристики;

    достоверность передаваемых документов;

    конфиденциальность документов;

    контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

    возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

    отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) 1 .

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Системы управления документами (СУД)

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули , а именно:

Модуль согласования электронных документов;

Начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;

Подробный журнал регистрации исходящих документов;

Электронный архив документов;

Корпоративный форум;

Различные справочники организации;

Модуль администрирования всей системы.

В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:

Создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;

Создание маршрута прохождения электронного документа;

Согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;

Перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;

Утверждение документа;

Хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;

Согласования в закрытом режиме.

Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:

Регистрацию исходящей и входящей электронной документации;

Классификацию всей корреспонденции;

Установка контроля;

Выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;

Ведение подробной переписки;

Направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;

Хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;

Контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;

Заполнение журналов в электронных версиях документов организации.

Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов , подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.

Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:

Размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;

Отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;

Ведет электронные архивы документации организации.

Модуль администрирования выполняет следующие задачи:

Ограничение прав доступа сотрудников организации;

Проверка всех действий пользователя.

Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства. Среды разработок.

2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью локальные разработки.

К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст

OfficeMedia - ИнтерТраст

БОСС-Референт - АйТи

ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ

Эскадо Интерпроком - ЛАН

Системы, которые можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C

RBC Docs - РБК СОФТ

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT -Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело - ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл

Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных документов.

Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия

регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

организацию доступа к электронным копиям документов.

Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.

По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач. Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты. Когда все документы электронные - нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.

Сегодня переход на электронный документооборот - шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, "против" - пока больше, чем "за".

В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы "против" перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись

Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках - это символ заключенного контракта, который можно "пощупать". О том, что бумажные документы можно подделать - многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге - крах бизнеса.

Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.

С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.

Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное - отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России. Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч - значит вы не ошиблись.

Миф 2. В бумажных документах мне проще сохранять порядок

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

  • электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
  • в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
  • проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
  • в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.

Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома

Если говорить о разработанной компанией "Такснет" системе электронного документооборота "Транскрипт" , то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах - по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа - утечка переданной ему информации будет исключена.

Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является "облачный" сервис "CRYPTOGRAMM" , также разработанный компанией "Такснет". Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций. К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.

Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»). Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ - не проблема для внедрения ЭДО. Например, в системе "Транскрипт " возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее - УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами - их около тысячи и они расположены по всей территории РФ

Электронный обмен документами - это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.

Во-первых: переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.

Во-вторых: электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.

В-третьих , при переходе на систему электронного обмена документами "Транскрипт" время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.

Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу - пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.

Мы предоставляем своим клиентам образцы писем-приглашений, памятки по началу работы и помогаем настроить процесс обмена документами совершенно бесплатно.

Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?

Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе "Транскрипт" плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.

Но до 31 октября вы можете воспользоваться специальным предложением и работать в системе бесплатно. С подробностями можно ознакомиться по ссылке .

Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла

Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО - это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота. Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании. Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.

Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).

Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.

Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов - в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.

Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется

Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям - расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!

Все материалы спецпроекта:

Следует разделять два понятия, которые часто путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (13;818). На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного документооборота - СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно, в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных (15;592).

Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: «электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Соответственно, под системой электронного документооборота (СЭД), в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. д (18). В более широком смысле, под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, которая включает и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов.

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная подпись, которая является электронным аналогом собственноручной подписи. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (9;19).

Согласно российскому законодательству ЭП признается равнозначной собственноручной подписи при соблюдений следующих условий:

  • 1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • 2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
  • 3. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, ЭП должна быть действующей, и что очень важно, документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Говоря об ЭП, нужно понимать, что ЭП -- это обобщенное понятие, в состав него входят:

  • -программное обеспечение;
  • -сертификат ключа подписи, который представляет собой документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат выдается для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи. То есть это именно то, чем подписывается электронный документ, и именно сертификат ключа подписи содержит информацию, для каких целей подпись может использоваться;
  • -ключевой носитель (защищенное хранилище сертификата ключа подписи).

Более подробно остановимся на понятии «сертификат ключа подписи».

Сертификат ключа подписи -- это тот самый документ, который содержит и подтверждает информацию о владельце ЭП, уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра, наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи. Сертификат ключа подписи выдается сроком на один год. Спустя год срок его действия прекращается, и организации необходимо будет приобретать новый сертификат ключа подписи. Это не относится к программному обеспечению, например, программе КриптоПро CSP, так как программы, как правило, бессрочные.

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов (20;49).

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

  • 1. полностью автоматизировать процесс работы с документами;
  • 2. обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
  • 3. обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
  • 4. наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
  • 5. обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
  • 6. повысить эффективность работы с документами;
  • 7. повысить корпоративную культуру работы с документами;
  • 8. значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
  • 9. значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
  • 10. обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
  • 11. упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
  • 12. обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
  • 13. обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
  • 14. обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
  • 15. обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
  • 16. Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);
  • 17. проследить историю создания документа;
  • 18. обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
  • 19. выстроить отлаженную систему поручений;
  • 20. обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
  • 21. производить сортировку документов по любым критериям;
  • 22. обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
  • 23. обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
  • 24. обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
  • 25. обеспечить регламентацию прав доступа;
  • 26. обеспечить мгновенный доступ к документам;
  • 27. уменьшить количественные потери документов;
  • 28. увеличить производительность труда;
  • 29. сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
  • 30. придать юридическую силу электронным документам;
  • 31. сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
  • 32. сократить количество внутренних и внешних курьеров;
  • 33. обеспечить ведение информационно-справочной базы;
  • 34. предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
  • 35. Поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ.
  • 36. Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)
  • 37. Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);
  • 38. Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
  • 39. Обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).

Объединив эти пункты, можно выделить главные преимущества, а именно: появление возможности коллективной работы над документами, значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам), повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере, улучшение контроля за исполнением документов.